Требование налоговой: какие документы готовить

Начните с самого требования. Посмотрите, по какой статье оно выставлено, какой период и какие сделки в нём указаны. От этого зависит срок и объём: чем точнее вы читаете запрос, тем меньше лишнего отдадите инспекции. Что означает само требование, разобрано в статье «Требование налоговой: что это значит для компании». Здесь только документы.

Какие документы нужны по требованию о представлении документов

Требование о представлении документов в большинстве случаев касается одной сделки, контрагента или показателя в декларации. Если инспекция запрашивает документы у вас как у проверяемого, срок — 10 рабочих дней (ст. 93 НК РФ). Если запрос касается вашего контрагента или конкретной сделки, срок — 5 рабочих дней (ст. 93.1 НК РФ).

Типовой набор по сделке выглядит так:

Таблица листается вбок →

Расходы по налогу на прибыль должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Поэтому первичка и договор нужны в любом случае, даже если инспекция назвала только счета-фактуры.

Инспекция вправе истребовать документы только в случаях, названных в ст. 88 НК РФ: льготы, возмещение НДС, расхождения и другие. Если запрос вне рамок налоговых проверок или не основан на ст. 88, 93 или 93.1, сначала проверьте основание, а затем решайте, что отдавать. О том, как выстроить ответ, читайте в статье «Как ответить на требование налоговой: сроки, форма, что писать».

Что доказывает реальность сделки

Комплект «договор, акт, счёт-фактура, платёжка» показывает сделку на бумаге. Инспекция по ст. 54.1 НК РФ проверяет большее: была ли у сделки деловая цель, а не только экономия налога, и исполнил ли обязательство надлежащий контрагент. Надлежащий — тот, кто указан в договоре, или тот, кому обязательство передано по закону или договору.

Что помогает показать реальность:

• переписка о заказе, согласовании цены, сроков и приёмке;
• документы о том, как вы вышли на контрагента: коммерческое предложение, запрос цен, тендер;
• сведения о ресурсах контрагента: сотрудники, склад, транспорт, лицензии, если они нужны;
• доказательства движения товара или результата работ: накладные, фото, отчёты, акты сдачи;
• доказательства использования результата в вашей деятельности: производство, перепродажа, оказание услуг клиентам;
• сведения о людях, которые от имени контрагента вели переговоры и подписывали документы.

Должная осмотрительность — это не только выписка из ЕГРЮЛ. Нужны доказательства, что контрагент мог выполнить сделку. Налоговая оговорка в договоре осмотрительность не заменяет: она лишь даёт право требовать с контрагента возмещение.

Если часть работ выполнил не тот, кто указан в договоре, а реальный исполнитель известен, возможна налоговая реконструкция. Это когда инспекция считает налог по реальной сделке, а не снимает расходы целиком. Такой сценарий требует отдельного анализа с юристом, прежде чем вы передадите документы.

Как оформлять и заверять документы

Порядок действий такой:

1. Проверьте по требованию, какие документы запрошены, за какой период и по каким сделкам.
2. Отметьте, что есть в оригинале, что в копии, чего нет. Если не успеваете, на следующий день после получения требования уведомьте инспекцию о невозможности представить документы в срок. Инспекция вправе срок продлить (ст. 93 НК РФ).
3. Сделайте копии. Подписывает их руководитель или уполномоченное лицо, ставит дату и печать при её наличии.
4. Составьте опись с названием, датой, номером и числом листов каждого документа.
5. Подготовьте сопроводительное письмо со ссылкой на номер и дату требования.
6. Подайте документы так, чтобы остался след: через личный кабинет или оператора электронного документооборота, с отметкой о принятии на бумажной копии либо заказным письмом с описью вложения.
7. Сохраните у себя полный комплект того, что передали.

В сопроводительном письме напишите, что именно прикладываете, а чего у вас нет, и почему. Не пишите оценок, версий и рассуждений о проверке: письмо должно отвечать на вопрос, а не создавать новые. Если инспекция требует также пояснения, у вас на них 5 рабочих дней (ст. 88 НК РФ). Подробнее — в статье «Пояснения в налоговую: что это значит для компании».

Чего прикладывать не нужно

Принцип простой: отдавайте то, что запросили, в тех границах, которые указаны в требовании.

• Документы за другие периоды и по другим контрагентам. Если их не запросили, они только расширяют поле вопросов.
• Оригиналы без необходимости. Достаточно заверенных копий. Оригиналы нужны, если инспекция прямо их запросила.
• Внутренние документы с личными данными. Если в приложенном договоре или переписке есть сведения о людях, не относящиеся к делу, закройте их.
• Ваши догадки и оценки. Фразы вроде «мы подозреваем, что контрагент недобросовестный» не нужны. Это пояснение, а не документ.
• Неполные и черновые версии. Две версии одного договора без объяснения создают подозрение в подмене.
• Документы, созданные задним числом. Никогда не восстанавливайте бумаги так, будто они были подписаны в прошлом. Это ухудшает позицию и грозит последствиями куда серьёзнее штрафа.

Если сомневаетесь, нужен ли документ, покажите комплект юристу до отправки.

Если документов нет

Утраченные или недооформленные документы не повод молчать. Молчание ведёт к штрафам: 200 ₽ за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). За отказ представить документы о контрагенте — 10 000 ₽ (п. 2 ст. 126 НК РФ). Непредставление пояснений может стоить 5 000 ₽, а при повторе в течение года — 20 000 ₽ (ст. 129.1 НК РФ).

Что делать:

1. Сообщите инспекции в срок. По ст. 93 НК РФ о невозможности представить документы уведомляют на следующий день после получения требования. По ст. 93.1 НК РФ в 5 рабочих дней нужно либо представить документы, либо сообщить, что их нет.
2. Опишите причину. Укажите, что произошло: пожар, затопление, смена бухгалтера, изъятие, сбой системы. Подтвердите, если есть чем: акт, справка, переписка.
3. Запросите дубликаты. Копии платёжек и выписки берут в банке, первичку — у контрагента, перевозочные документы — у перевозчика, электронные документы — у оператора ЭДО.
4. Восстановите по честным источникам. Запрос копий у контрагента, выгрузка из учётной системы, переписка по почте — это нормально. Подпись, поставленная сегодня «как будто вчера», — нет.
5. Приложите письмо о принятых мерах. Покажите, что вы запросили дубликаты и когда их ждёте. Это снижает риск спора о умышленном непредставлении.

Если документы потеряны по вашему контрагенту, а не по вам, укажите это прямо и приложите подтверждения запросов. Обычно это лучше молчаливого пропуска срока.

Частые ошибки

• Пропустить срок, не уведомив инспекцию. Последствие: штраф по ст. 126 НК РФ и сомнения в вашей добросовестности. Продлить срок можно, если вовремя сообщить причину.
• Отдать всё подряд «на всякий случай». Последствие: инспекция видит сделки, о которых не спрашивала, и выставляет новые запросы.
• Подписать документы задним числом. Последствие: сомнения в подлинности всей первички и риск претензий по ст. 54.1 НК РФ.
• Не проверить основание требования. Последствие: вы отдаёте то, что могли не отдавать, например при запросе вне рамок проверки без опоры на ст. 88, 93 или 93.1 НК РФ.
• Передать документы без описи. Последствие: инспекция заявит, что часть не получена, а доказать обратное будет нечем.
• Не согласовать ответ с контрагентом. Последствие: вы и контрагент отвечаете по-разному, и расхождение видно инспекции.

Что делать дальше

Сегодня же найдите дату получения требования и посчитайте рабочие дни до срока по ст. 93 или 93.1 НК РФ. Соберите комплект по перечню выше и покажите его юристу до отправки. Если нужна помощь, посмотрите страницу ответа на требования ФНС, напишите на info@averso.ru или позвоните по телефону +7 999 213 95 10.