Начните с самого требования: посмотрите, на каком основании оно выставлено. От этого зависит срок, объём документов и размер штрафа за молчание.
Сколько у вас времени
Срок зависит от вида требования.
| Что требуют | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Документы у самого проверяемого | 10 рабочих дней | ст. 93 НК РФ |
| Документы по контрагенту или сделке (встречная проверка) | 5 рабочих дней | ст. 93.1 НК РФ |
| Пояснения в камеральной проверке | 5 рабочих дней | ст. 88 НК РФ |
Таблица листается вбок →
Считайте в рабочих днях, а не в календарных. Отсчёт идёт со дня, следующего за получением требования. Если требование пришло по ТКС через оператора электронного документооборота, смотрите дату получения в квитанции. Её нужно отправить в ответ, иначе срок и без вашего участия пойдёт с даты, которую определит инспекция.
Если успеть невозможно, уведомите инспекцию на следующий день после получения требования (ст. 93 НК РФ). В уведомлении назовите, каких документов не хватает, почему и когда вы их представите. Инспекция вправе срок продлить, но может и отказать. Поэтому до решения инспекции готовьте всё, что уже есть.
Для встречной проверки срок тоже можно продлить по уведомлению (ст. 93.1 НК РФ). Если срок для пояснений пропущен, обратитесь к соседним материалам: пояснения в налоговую: что это значит для компании.
Из чего состоит ответ на требование налоговой
Ответ на требование налоговой обычно занимает одну-две страницы плюс приложения. Составьте его по такой структуре:
- Шапка. Наименование инспекции, наименование и ИНН вашей организации, должность и ФИО подписанта, контакты.
- Основание. Номер и дата требования, дата получения, период и вид проверки, если они указаны.
- По существу. Ответ на каждый пункт требования отдельно, в том же порядке, что и в самом требовании.
- Перечень приложений. Название каждого документа, дата, количество листов или файлов.
- Подпись и дата. Подписывает руководитель или представитель по доверенности. Доверенность приложите.
Обязательно укажите, что именно вы передаёте и чего нет. Если документ не существует или утрачен, так и напишите, с причиной. Один абзац на пункт лучше, чем общий текст «представляем документы по требованию».
Образец ответа в инспекции не утверждён: единой обязательной формы нет. Это касается и самого требования. Налоговые органы составляют его в установленном виде, а вы отвечаете в произвольной форме.
Что писать и чего не писать
Пишите факты и ссылайтесь на документы. Например: «Услуги оказаны в марте, акт № … прилагается. Заказ согласован в переписке от … (приложение 4)».
Чего писать не стоит:
- Оценок и эмоций: «требование незаконно», «инспекция придирается». Если есть возражения по форме, изложите их коротко и по делу.
- Лишней информации. Отвечайте на то, что спросили. Каждый добровольный пассаж расширяет поле для новых вопросов.
- Догадок о чужих действиях. О контрагенте пишите только то, что знаете из документов.
- Обещаний «донесём позже». Если документа нет, прямо скажите, что его нет, и объясните почему. Обещание без срока и без подтверждения инспекция читает как уклонение, а повторного запроса вы всё равно не избежите. Лучше заранее уведомить о продлении (ст. 93 НК РФ) и назвать конкретную дату.
Если из ответа видно, что вы не знаете собственного контрагента или не можете подтвердить реальность сделки, это слабое место. Это уже вопрос по ст. 54.1 НК РФ. На таком этапе ответ лучше показать юристу до отправки.
Какие документы приложить
Приложите то, что названо в требовании, и ничего сверх этого. Перечень зависит от случая. Общий подход такой.
| Документ | Что подтверждает | Нужен? |
|---|---|---|
| Договор и допсоглашения | Условия сделки | Да, если запрошен |
| Акты, накладные, УПД | Факт исполнения | Да |
| Счета-фактуры | Право на вычет (ст. 171, 172 НК РФ) | Да, при вопросах по НДС |
| Платёжные поручения | Оплата | По запросу |
| Переписка, ТЗ, спецификации | Реальность и деловую цель | По запросу, после проверки |
| Учредительные документы | Данные об организации | Только если запрошены |
| Документы, не названные в требовании | — | Нет |
Таблица листается вбок →
Копии заверяйте: на каждой странице или на последней странице прошитого комплекта пишите «копия верна», должность, подпись, ФИО, дату, ставьте печать при наличии. Подробнее о подборе комплекта см. какие документы готовить по требованию.
Прежде чем отдавать комплект, прочтите его глазами инспектора. Противоречия в датах, суммах и подписях лучше найти до отправки.
Как отправить и подтвердить отправку
Выбирайте способ, который оставляет доказательство даты:
- Электронно по ТКС. Через оператора ЭДО приходит квитанция о приёме. Если требование пришло электронно, отвечайте тем же способом.
- Личное вручение. Принесите два экземпляра, на своём поставьте отметку о принятии с датой, подписью и ФИО сотрудника.
- Почта. Заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Датой отправки считайте дату на квитанции.
- Личный кабинет налогоплательщика. Сохраните подтверждение приёма.
Срок считается соблюдённым, если вы сдали документы или отправили их до конца последнего дня. Сохраняйте квитанции, описи и уведомления: именно они докажут срок, если возникнет спор.
Если ответить нечем или вы молчите
За непредставление документов налоговый кодекс предусматривает штрафы:
- 200 ₽ за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- 10 000 ₽ за отказ представить документы о контрагенте (п. 2 ст. 126 НК РФ);
- 5 000 ₽ за непредставление пояснений, а при повторном нарушении в течение года 20 000 ₽ (ст. 129.1 НК РФ).
Суммы не катастрофичны, но штраф не главная проблема. Если вы отмалчиваетесь, инспекция воспринимает это как сигнал. Непредставление пояснений входит в список критериев риска из Приказа ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@, а значит, повышает шанс выездной проверки. Кроме того, при выездной проверке инспекция вправе делать выводы без ваших доказательств.
Если ответить нечем, не молчите. Напишите, каких документов нет и почему, приложите всё остальное, подайте уведомление в срок. Дальше либо инспекция запросит иначе, либо оценит то, что есть. Общий смысл требований разобран в статье требование налоговой: что это значит для компании.
Частые ошибки
- Пропуск срока без уведомления. Последствие: штраф по ст. 126 или ст. 129.1 НК РФ и подозрение инспекции.
- Лишние документы в комплекте. Последствие: новые вопросы и новые требования, в том числе по сделкам, которых инспекция не касалась.
- Ответ «в целом» без разбивки по пунктам. Последствие: инспекция считает, что вы ответили не на все вопросы, и выставляет штраф за непредставление.
- Незаверенные копии и неподписанный ответ. Последствие: документы формально не приняты, срок идёт.
- Отправка без подтверждения. Последствие: вы не докажете, что ответили вовремя.
- Обещание «донесём позже» без срока. Последствие: инспекция считает документ непредставленным.
Что делать дальше
Сегодня сверьте дату получения и срок по требованию, соберите документы и решите, не нужно ли подать уведомление о продлении. Если в запросе есть вопросы о контрагентах или сделках, покажите ответ юристу до отправки: поможет сопровождение ответов на требования ФНС. Связаться можно по телефону +7 999 213 95 10 или на nalog@averso.ru, а ситуацию можно описать через форму на сайте.