Самозанятые и договоры ГПХ: что это значит для компании

Налоговая проверка самозанятого: что это и откуда берётся

Налоговая проверка самозанятого обычно выглядит как проверка вашей компании. Инспекция смотрит, не прикрыты ли договорами с самозанятыми и по ГПХ обычные трудовые отношения. Если прикрыты, она считает, что компания занизила НДФЛ и страховые взносы.

Поводов несколько:

• у компании много «подрядчиков» и мало штатных сотрудников;
• самозанятые работают на постоянной основе, в графике, на вашем оборудовании и под руководством вашего менеджера;
• бывший сотрудник уволился и тут же вернулся самозанятым с той же должностью и теми же задачами;
• выплаты исполнителям устроены так, что выручка или численность держатся у границ спецрежима.

Проверку проводит территориальная ИФНС, не УФНС. Основание зависит от формы. Это может быть камеральная проверка по ст. 88 НК РФ, запрос документов у компании по ст. 93 НК РФ или встречный запрос по ст. 93.1 НК РФ. Самый тяжёлый вариант — выездная проверка по ст. 89 НК РФ.

Юридическая рамка такая. Инспекция вправе утверждать, что сведения об операциях искажены, если договор оформлен как гражданский, а на деле это работа сотрудника (п. 1 ст. 54.1 НК РФ). Тогда расходы и налоги пересчитывают исходя из реальных отношений. Сам перевод отношений в трудовые — это отдельный спор, и решает его не инспекция.

Как это выглядит на практике

Чаще всего компания получает требование о представлении документов или пояснений. В письме указан запрашивающий орган, ваша компания, период и перечень. Обычно просят договоры, акты, платёжки, чеки самозанятых, переписку и сведения о том, как выполнялась работа.

Сначала проверьте в документе пять вещей:

1. Кто подписал и от какой инспекции. Требование должно быть от налогового органа, который вас проверяет или ведёт анализ. Если это не так, сначала выясните причину.
2. Основание. Указана ли ст. 93 или ст. 93.1 НК РФ, идёт ли камеральная или выездная проверка. От этого зависят срок и объём того, что можно истребовать.
3. Период. Какие месяцы и годы интересуют инспекцию. В выездной проверке период не больше трёх календарных лет, предшествующих году решения (ст. 89 НК РФ).
4. Перечень. Конкретные ли документы названы или запрошено «всё». Для камеральной проверки ст. 88 НК РФ называет случаи, когда документы можно требовать. «Любые по желанию» среди них нет.
5. Срок ответа. Он считается в рабочих днях со дня получения требования.

Если речь идёт о самозанятом, инспекция может проверять его самого: обратиться с запросом к нему, а не только к вам. Проверка инн налоговая самозанятый — это обычно две разные вещи. Либо вы сами проверяете контрагента по ИНН перед договором, либо инспекция сверяет данные: кто платил, на каком основании и выдан ли чек. Для вас важнее второе.

Налоговая проверка самозанятого по инн упирается в чеки. Компания должна быть готова показать, что на каждую выплату есть чек, а в чеке — тот же исполнитель и та же услуга, что в договоре. Расхождения между договором, актом и чеком инспекция читает как признак формальности.

Порядок и сроки

В таблице — сроки по справочнику. Рабочие и календарные дни указаны отдельно.

Таблица листается вбок →

Если не успеваете подготовить документы, нужно уведомить инспекцию на следующий день после получения требования о невозможности представить их в срок (ст. 93 НК РФ). Инспекция вправе продлить срок.

Что это значит для компании

Основной риск — переквалификация ГПХ в трудовые отношения для целей налогов. Инспекция пересчитывает платежи так, как если бы исполнители были сотрудниками. Ссылаясь на ст. 54.1 НК РФ, она считает, что сведения об операциях искажены.

В деньгах это выглядит так:

• доначисление НДФЛ и страховых взносов, которые компания не удержала и не заплатила;
• пени за каждый день просрочки (ст. 75 НК РФ);
• штраф по ст. 122 НК РФ: 20 % от неуплаченной суммы, при умысле — 40 %. Для налогового агента по НДФЛ действует ст. 123 НК РФ, 20 %;
• возможные штрафы за непредставленные документы: 200 ₽ за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ), 5 000 ₽ за непредставление пояснений, при повторе в течение года — 20 000 ₽ (ст. 129.1 НК РФ).

Сроки и порядок взыскания идут по общей схеме. Решение вступило в силу, требование об уплате исполняется в течение 8 рабочих дней (ст. 69, 70 НК РФ). Дальше инспекция выносит решение о взыскании (ст. 46 НК РФ) и вправе приостановить операции по счетам (ст. 76 НК РФ). Пока приостановление действует, банки не откроют компании новых счетов (п. 12 ст. 76 НК РФ).

Есть и другие последствия. Если схема массовая, инспекция может увидеть в ней признаки искусственного разделения бизнеса. Подробнее об этом в статье о признаках дробления бизнеса. Если исполнители связаны с вашими владельцами или руководителями, добавляется вопрос о взаимозависимых лицах. Материалы уходят следователю только при неуплате по вступившему в силу решению (ст. 32 НК РФ). Уголовное дело возбуждает следователь, а не инспекция. Для организации крупный размер по ст. 199 УК РФ — свыше 18 750 000 ₽ за три финансовых года подряд.

Это худший сценарий, а не прогноз. Если самозанятые действительно работали самостоятельно, ваши аргументы сильны. Их нужно подкрепить документами.

Что делать в первые дни

1. Бухгалтер: зафиксировать дату получения и срок. Определите, это ст. 93, ст. 93.1 или ст. 88 НК РФ. Отметьте последний рабочий день ответа. Если не успеваете, подготовьте уведомление о продлении на следующий день после получения.
2. Директор: назначить одного ответственного за коммуникацию с инспекцией. Не раздавайте ответы разным сотрудникам. Расхождения в пояснениях инспекция использует против вас.
3. Бухгалтер: собрать полный комплект по каждому исполнителю. Договор, акты, платёжки, чек в приложении «Мой налог», заявки, переписка и результат работ. Проверьте, что чек выдан на правильную сумму и услугу.
4. Юрист: составить пояснение. В нём должна быть позиция: исполнитель сам определял способ работы, не подчинялся правилам внутреннего распорядка, имел других заказчиков, платился за результат. Это нужно подтвердить документами, а не словами.
5. Директор: решить, давать ли пояснения письменно или идти на вызов. На допрос свидетеля (ст. 90 НК РФ) можно прийти с юристом. Право не свидетельствовать против себя и близких есть по ст. 51 Конституции РФ.

Если подозреваете, что документы действительно слабые, не правьте их задним числом. Позицию стоит выстраивать на том, что есть.

Частые ошибки

• Игнорировать требование. Молчание не отменяет проверку. Итог — штрафы по ст. 126 и ст. 129.1 НК РФ и решение, основанное только на данных инспекции.
• Подписать договор, который противоречит практике. В договоре «услуги», а по факту график, рабочее место и должностные обязанности. Итог — довод о подмене трудовых отношений (ст. 54.1 НК РФ) и пересчёт НДФЛ и взносов.
• Прислать пояснение «по шаблону». Одинаковый текст по всем исполнителям выглядит формальным. Итог — дополнительные вопросы и истребование новых документов.
• Не проверить чеки. Нет чека на часть выплат или чек выдан не тем лицом. Итог — довод, что работу выполнил не тот, кто указан в договоре, а значит, нет «надлежащего лица» по п. 2 ст. 54.1 НК РФ.
• Пропустить срок возражений. Месяц на возражения идёт со дня получения акта (ст. 100 НК РФ). Если пропустить, позиция фиксируется без вашей версии. Суд такую позицию не запрещает, но доказывать будет труднее.
• Подать уточнённую декларацию «на всякий случай». Она запускает новую камеральную проверку (ст. 88 НК РФ). Подавать её нужно по расчёту, а не для успокоения.

Когда пора звать юриста

Самостоятельно справляться уже не стоит, если:

• вы получили акт или решение с доначислением НДФЛ, взносов, пени и штрафа;
• инспекция вызывает на допрос директора, главного бухгалтера или самих исполнителей;
• проверка выездная, а исполнителей много и они связаны с владельцами;
• в требовании упоминается дробление, взаимозависимость или «единый производственный процесс»;
• в документах расхождения, которые сложно объяснить: чеки, даты, исполнители.

Тогда нужен разбор документов, позиция по ст. 54.1 НК РФ и план защиты по этапам: возражения, жалоба в УФНС, суд. Ничего из этого нельзя гарантировать заранее, но уверенно действовать можно только с оценкой рисков. Все направления работы перечислены на странице услуг AVERSO.

Что делать дальше

Сегодня соберите по каждому самозанятому и исполнителю по ГПХ договор, акты, платежи и чеки. Сверьте даты и суммы и запишите, как фактически выполнялась работа. Если требование или акт уже пришли, обсудите ситуацию с юристом по спорам о дроблении бизнеса: +7 999 213 95 10, nalog@averso.ru.